경리 담당자 퇴사, 세무사가 대신 못 하는 업무 3가지

경리 담당자 퇴사 통보를 받은 대표님이 자주 하는 말이 있어요. 신고는 세무사가 하니 크게 급할 것 없다는 이야기입니다.

그런데 원천세와 4대보험 신고가 기장에 포함되어도, 세금계산서 발행과 채권·채무 관리는 그대로 해야 합니다. 이 글에서는 담당자가 없는 동안 대표가 직접 챙겨야 하는 업무를 정리하겠습니다.

경리직원이 퇴사해도 세무사가 처리하는 업무

세금 신고는 세무사가 계속 처리합니다. 기장 계약을 맺고 있다면 경리 담당자 퇴사와 무관하게 신고는 그대로 진행돼요. 문제는 신고하기 전에 회사가 만들어 넘겨야 하는 자료와, 회사가 직접 챙기는 돈의 입출금입니다.

업무	기장 세무사	회사
원천세 신고·납부	신고와 납부	급여 자료 전달
4대보험 취득·상실	공단 신고	입퇴사 통보
부가세·법인세 신고	신고서 작성	증빙 전달
세금계산서 발행	—	직접 발행
매출채권 회수	—	입금 확인·독촉
매입채무 지급	—	지급 일정 관리

아래 세 칸은 경리 담당자가 퇴사하면 해 줄 사람이 없습니다. 급하면 대표가 직접 해야 합니다. 세 가지 모두 거래처와 바로 연결되는 일이라, 밀리면 세금보다 거래처 연락이 먼저 옵니다.

세금계산서 발행은 회사가 직접 해야 합니다

세금계산서는 물건이나 서비스를 공급한 사업자만 발급할 수 있습니다. 세무사가 대신 끊어 줄 수 없어서, 담당자가 없으면 회사에서 누군가는 발행해야 해요.

실무에서 어려운 부분은 거래처마다 발행을 요구하는 시점이 다르다는 점입니다. 검수가 끝나야 발행해 달라는 곳, 월말에 한 번에 끊어 달라는 곳, 담당자 확인 메일을 받고 발행하라는 곳이 섞여 있어요. 이 기준이 문서에 없고 전임자만 알고 있었다면 거래처마다 다시 물어보며 맞춰야 합니다. 경리 담당자 퇴사 직후에 가장 시간이 많이 드는 일입니다.

기한도 챙겨야 합니다. 월합계로 묶어 발행할 때는 공급시기가 속한 달의 다음 달 10일까지 발급하고, 넘기면 공급가액의 1%가 지연발급 가산세로 붙어요.

매출채권은 발행과 입금을 따로 확인해야 합니다

세금계산서를 발행한 것과 돈이 들어온 것은 다른 이야기입니다. 담당자가 퇴사하면 어느 채권이 입금됐고 어느 채권이 안 들어왔는지 확인이 안 되는 경우가 많습니다.

발행 내역은 홈택스에, 입금 내역은 통장에 따로 있어서 두 자료를 대조해야 합니다. 입금자명이 거래처 상호와 다르거나, 여러 건을 한 번에 입금했거나, 일부만 들어온 건이 섞여 있으면 하나씩 확인해야 해요.

대금 지급에서 자주 생기는 문제

같은 대금을 두 번 보내거나, 보내야 할 대금을 빠뜨리는 일이 생깁니다. 담당자가 바뀌는 시점에 특히 그래요. 결제 조건과 지급일을 담당자 혼자 알고 있었다면 퇴사전에 정리한 파일을 인수인계 파일로 받아놔야 합니다.

증빙도 빠지기 쉽습니다. 대금은 지급했는데 세금계산서를 받지 못하면 매입세액 공제를 놓쳐요. 늦게 받은 세금계산서는 공제가 되더라도 공급가액의 0.5%가 지연수취 가산세로 붙습니다.

30일 안에 만들어 둘 세 가지 기록

후임자가 오든 외부에 맡기든, 아래 세 가지를 문서로 만들어 두면 같은 공백이 반복되지 않습니다.

1. 거래처별 발행 기준표에 마감일, 검수 절차, 담당자 연락처를 적습니다.
2. 미수금 대사표에 발행일, 금액, 입금 예정일, 입금 여부를 적습니다.
3. 지급 예정표에 결제 조건, 지급일, 증빙 수령 여부를 적습니다.

정리

경리 담당자가 퇴사하면 세금계산서 발행, 매출채권 회수, 매입채무 지급업무를 누군가 대신해야 합니다.

신고 업무는 세무기장에서 처리하지만 이 세 가지는 회사가 직접 해야 합니다. 발행 기준표와 미수금 대사표, 지급 예정표를 문서로 만들어 두면 담당자가 바뀌어도 업무가 이어집니다.

담당자 공백이 길어질 것 같다면 에이펙스 세무회계가 제공하는 백오피스 아웃소싱으로 발행과 채권·채무 관리부터 넘기는 방법이 있습니다.